Ab die Post

Mittelständischer Tresorbauer halbiert mit neuem ERP-System seine Versandzeiten

Die in Hessisch Lichtenau angesiedelte format Tresorbau GmbH & Co KG gehört zu den größten Tresorherstellern Deutschlands. Das Unternehmen ist dabei in vielen Bereichen wie Datenschutzschränken oder Einzelanfertigungen marktführend. Um diese hervorragende Position weiter auszubauen, hat sich format für die Implementierung des ERP-Systems P2 von der Karlsruher AP Automation + Productivity AG entschieden. Die Lösung sorgt seit ihrer Einführung für eine deutlich verbesserte Transparenz der innerbetrieblichen Auftragsabwicklung und hat damit zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse beigetragen. Insbesondere der Versand profitiert von dem neuen ERP-System, da er über eine Barcode-Schnittstelle per Funk an die P2-Lösung angebunden ist. Die Versandzeiten konnten so nahezu halbiert werden.




Herr Sattmann		Sturztest

Tresore üben auf die meisten Menschen eine ganz eigene Faszination aus. Fast jeder hat etwas Wertvolles zu verwahren oder stellt sich einfach nur vor, welche Geheimnisse wohl andere darin aufbewahren könnten. Legendär sind zudem die Versuche der Panzerknacker AG, an das Vermögen von Onkel Dagobert zu gelangen. Geldspeicher von Dagobert Duckscher Größe fertigt format zwar nicht, ansonsten werden aber alle Wünsche - vom kleinen Schranksafe bis zu großen Son-deranfertigungen etwa für Juweliere - erfüllt. Kunden überall auf dem Globus schätzen dabei beson-ders die hohe Qualität des nordhessischen Unternehmens. Von der ersten Entwurfszeichnung bis zum 1000 Grad Feuer- oder neun Meter Sturztest findet bei dem mittelständischen Unternehmen alles inhouse statt. Einen weiteren Vorteil sieht der Geschäftsführer von format, in der hervorragenden fachlichen Qualifizierung der Mitarbeiter. "Dank ihres Know-how gelingt es uns immer wieder, in vielen Entwicklungsbereichen eine Vorreiterrolle zu übernehmen."

Wertarbeit von format
Die 150 format-Mitarbeiter in Hessisch Lichtenau wickelten im Jahr 2000 rund 50.000 Aufträge ab und erzielten einen Umsatz von über 60 Millionen Mark. Das 19xx gegründete (bitte im Freigabepro-zess ergänzen) Unternehmen verkauft knapp ein Drittel seiner Tresore über Großhändler. Weitere 20 Prozent werden über die Kataloge von Kunden wie Quelle, Otto, Schäfer oder Frankonia abgesetzt. Ein ebenso großer Verkaufsanteil entfällt auf Baumärkte wie beispielsweise Obi. Jeweils 10 Prozent der gefertigten Tresore werden dann noch einmal über den Einzelhandel und im ATM-Segment (Automatic Teller Machine = Bargeldautomat) an Industriekunden wie Wincor Nixdorf vertrieben. Insbesondere das ATM-Geschäft verläuft aufgrund der anstehenden Euro-Einführung sehr vielversprechend.

Auf insgesamt 45.000 Quadratmetern fertigt format in modernsten Betriebsanlagen entsprechend der Zulassungen und Qualifizierungen des VdS/FuP (Verband der Sachversicherer/Forschungs- und Prüfgemeinschaft) und VDMA sowie internationaler Zertifizierungen Tresore unterschiedlicher Sicher-heitsstufen. Maßgebliche Kriterien sind dabei der gewährte Einbruchs- und Feuerschutz. Das Unter-nehmen produziert auftragsbezogen nach individuellen Kundenwünschen. Die Standardprodukte vom Dokumenten- bis zum Datensicherungsschrank können daher in diversen Varianten gefertigt werden.

Bedarf an einem ERP-System
Bereits 1993 sah sich format nach einem starken Auftragswachstum von 5.000 auf 50.000 pro Jahr in kürzester Zeit gezwungen, über die Einführung eines PPS-Systems nachzudenken. Die einfache Auf-tragssoftware unter Unix in Verbindung mit Handzetteln und Tipp-Ex stand kurz vor dem Kollaps. Einzelne Auftragsdaten gingen vorübergehend in der Menge der Zettel verloren und auch die Suche nach den Stellplätzen einzelner fertiger Tresore gestaltete sich immer langwieriger. Eine effiziente Produktionssteuerung oder Lager- und Bestandsermittlung war nicht möglich. Abhilfe sollte die Ein-führung des FAS2-Systems von IBM auf AS/400-Basis schaffen. Der Aufbau einer Stammdatendatei und die damit durchführbare Erstellung von Stücklisten dauerte ein Jahr. Allerdings unterstütze auch das neue System keine flexible Produktkomponentenberechnung. Trotz des Supports von IBM gelang es in den folgenden beiden Jahren nicht, dieses Manko mit einem entsprechenden Programmaufsatz zu beheben. Stattdessen gewann das System nur erheblich an Komplexität und verschlang zuneh-mend höhere Wartungskosten. Nach insgesamt drei Jahren setzte sich die Erkenntnis durch, dass eine Realisierung der angestrebten Funktionalität auf Basis von FAS2 nicht möglich war.

Ausgehend von diesen Erfahrungen konnten die Anforderungen an ein neues ERP-System sehr genau spezifiziert werden: Die Nachfolgelösung sollte alle Geschäftsprozesse vom Auftragseingang bis zum Versand inklusive der Variantenprogrammierung abdecken und zudem ein hohes Maß an Flexibilität bieten. Die Anbindung von Versand und Speditionen war eine weiteres Kriterium. Die Mitarbeiter hofften zudem auf eine intuitivere Benutzerführung als bei der AS/400-Lösung. Im Rahmen einer ge-planten Vereinheitlichung der Netzwerkstruktur sollte das ERP-System zudem unter der Windows-basierten grafischen Benutzeroberfläche von Windows NT laufen.

Mit Hilfe von Fachzeitschriften und Messebesuchen verschaffte sich Dirk Sattmann, EDV-Leiter bei for-mat, einen Überblick über die am Markt erhältlichen ERP-Systeme. In den engeren Auswahlkreis kamen schließlich fünf Produkte. Der Auswahlprozess fand anschließend anhand von Präsentationen der ver-schiedenen Anbieter vor der Geschäftsführung sowie den Fachabteilungsleitern von Vertrieb, Auftragsvorbereitung, EDV und Einkauf statt. Darüber hinaus konnte sich dieser Personenkreis vor Ort bei ausgewählten Referenzkunden von der Praxistauglichkeit der einzelnen Produkte überzeugen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt wurde sehr schnell deutlich, dass die eigene Messlatte sehr hoch war. Das System des einen Herstellers verfügte zwar über eine gute Benutzerführung, hatte aber Defizite bei der Anpassungsfähigkeit. Insbesondere die geplante Anbindung von Versand und Spedition schien mit den unterschiedlichen Lösungen nur schwer realisierbar zu sein.

Das einzige ERP-System, das allen Anforderungen gerecht wurde, war P2 von der Karlsruher AP Automation + Productivity AG. Insbesondere die im P2-Paket mitgelieferte Entwicklungsumgebung Toolbook hat den EDV-Leiter von format überzeugt. "Mit Toolbook können wir jederzeit eigenständig Anpassungen vornehmen, ohne bei jeder Kleinigkeit auf externen Support angewiesen zu sein", weiß Dirk Sattmann zu schätzen.

Implementierung und Einsatzbereiche
Von P2 1997 begann format mit der Implementierung der P2-Module Materialwirtschaft, Auftragsvorbereitung, Vertrieb und Einkauf an 60 Arbeitsplätzen in einem Windows NT-Netzwerk. Unter Windows NT sorgen derzeit zehn Server, davon drei Server für das ERP-System, für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse. Die P2-Server, Dualprozessorrechner mit Intel Pentium-III-Prozessoren und einer Taktrate von 933 MHz, fungieren dabei als Print-, Applikations- und Datenbankserver.

Die Implementierung von P2 im Einkauf verlief problemlos. Das neue ERP-System wurde aufgrund der intuitiven windows-basierten Benutzerführung sehr schnell von den Mitarbeitern akzeptiert. Innerhalb von nur drei bis vier Wochen konnten die vorhandenen Daten in Form der 12.000 Artikelstammsätze, der 1.000 Lieferanten sowie der Eckdaten konvertiert werden. Norbert Bauer, Einkaufsleiter bei format, ist von dem Ergebnis beeindruckt: "Mit P2 und der damit verbundenen Möglichkeit, ABC-Analysen durchzuführen, erhielten wir erstmals eine optimale Übersicht über unsere Artikel-Lieferanten-Beziehungen.




Feuerprobe		Montage

Auch im Vertrieb konnte P2 ohne größeren Aufwand eingeführt werden. Die Altdaten aus dem Unix-System bestehend aus 12.000 Kunden- und 5.000 Artikeldaten sowie einem Kundenartikelstamm von 130.000 konnten innerhalb eines knappen Monats übernommen werden. Ulrike Nell von der Fakturie-rung sieht den großen Vorteil von P2 in der wesentlich einfacheren und flexibleren Auftragserfassung. Die Datenerfassung ist zwar aufgrund der vielen zusätzlichen Funktionen im Vergleich zu dem Vor-gängersystem zeitaufwändiger, aber dafür hat sie mit der P2-Lösung der AP AG Daten wie die Kun-den- oder Artikelnummer auch immer sofort parat. Aufträge, die bei format eingehen, lassen sich dabei grundsätzlich zwischen Standardaufträgen und Sonderanfertigungen unterscheiden. Ein Standard-auftrag umfasst beispielsweise 1.000 Tresore für die Baumarktkette Obi oder den Quelle-Katalog. Bei Anfragen für Sonderwünsche werden nach der Aufnahme der Maße und der Ausstattung erst einmal die Kosten veranschlagt. Diese werden auf Basis einer Standardstückliste - format-Tresore bestehen aus 40 bis 350 Einzelteilen - und den angefragten Veränderungen von der Einkaufsabteilung und der Auftragsvorbereitung sowie der Fertigung ermittelt. Nach der Eingabe eines Auftrags erfolgt die Produk-tion. Die Auftragsdurchlaufzeiten variieren je nach Modell zwischen ein bis zehn Tagen. Die durch-schnittliche Lieferzeit beträgt zwei bis vier Wochen. Eine erhebliche Arbeitserleichterung für den Ver-trieb bestand in der Realisierung einer Rückmeldefunktion für die Material- und Zeitbuchung sowie die Zulieferer. Die dazu notwendigen Anpassungen wurden mit Hilfe des sehr guten Supports der AP AG zügig umgesetzt. Frank Rieg, Projektleiter von AP AG, beschreibt die Vorteile der Rückmeldefunktion wie folgt: "Über die Barcodeanbindung können die format-Mitarbeitern aufgrund der bei der Auftragsannahme automatisch zugewiesenen Seriennummer jetzt jederzeit den aktuellen Auftragsstatus jedes einzelnen Tresors abfragen." Nach jeder einzelnen Produktionsstufe, vom Zuschnitt des Tresorkorpuses bis zur Endmontage und dem Versand, wird das ERP-System mit Hilfe des Barcodes dabei immer wieder auf den aktuellen Stand gebracht.

Im Bereich Materialwirtschaft und Auftragsvorbereitung wurden jeweils 12.000 Stücklisten und Ar-beitspläne von dem AS/400-basierten Vorgängersystem übernommen. Herbert Gunkel in der Auf-tragsvorbereitung empfindet besonders das einfache Auslesen von Informationstabellen von P2 in Microsoft Access als enorme Arbeitserleichterung im Unterschied zu dem alten IBM-System.

Und ab die Post "Der Clou der P2-Implementierung besteht aus unserer Sicht in der Anbindung des Versands über eine Barcodeschnittstelle an das System", betont Dirk Sattmann. Der damit verbundene relativ hohe Programmieraufwand im Verlauf der Realisierung hat sich für format auf jeden Fall gelohnt: Die Verladezeiten konnten im Vergleich zu vorher glatt halbiert werden. Vor der P2-Einführung wickelten die Mitarbeiter den Versand mit handgeschriebenen Listen, auf denen Informationen wie Gewicht, Lagerplatz und Auftragsnummer vermerkt waren, ab. Die Listen mussten immer wieder abgeglichen und auf den neuesten Stand gebracht werden. Diese Arbeitsprozesse nahmen aufgrund von fehlenden Informatio-nen oder schwer lesbaren Handschriften jedoch enorm viel Zeit in Anspruch, so dass hin und wieder sogar die Einhaltung von Lieferterminen in Gefahr geriet. Seit der Implementierung von P2 gehören die längere Suche nach einzelnen Tresorlagerplätzen und das mühsame Zusammenstellen der Paletten der Vergangenheit an.

Sobald der Fertigungsprozess eines Tresors jetzt abgeschlossen ist, wird die Auftragsnummer mit Hilfe einer Barcodepistole eingescannt und per Funkverbindung dem P2-System gemeldet. Über das Einlagern-Menü der Pistole kann der Versandmitarbeiter parallel einen Lagerort ermitteln und Klebeetiketten wie die EPID (Europaletten Identifikationsnummer) sowie weitere speditionsrelevante Informationen erstellen. Mit Hilfe der Verladefunkton der Barcodepistole kann dann die Nummer eines Anhängers an einer Verladerampe eingegeben und diese dann eingelagerten Paletten zugeordnet wer-den. Anschließend werden die Versanddaten noch einmal für den Fahrer ausgedruckt und im ASCII-Format über eine EDI-Standleitung an die Spedition übermittelt. "Die Anbindung des Versands an die P2-Lösung mit Hilfe der Barcodepistole hat viele unserer Arbeitsprozesse erheblich vereinfacht und gleichzeitig enorm beschleunigt", kommentiert, zuständig für den Versand bei format, die Einführung des neuen ERP-Systems.

Fazit
Die P2-Lösung der AP Automation + Productivity AG hat sich seit ihrer Einführung Ende letzten Jahres bewährt. Ausschlaggebend für P2 war die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität des ERP-Systems. Auch die Mitarbeiter kamen schnell mit der intuitiven Benutzerführung zu recht und schätzen insbesondere die Offenheit zu Office-Anwendungen. Kleinere Probleme oder Anpassungen können von der hauseigenen EDV mit Toolbook, der mitgelieferten Entwicklungsumgebung, problemlos selbst gelöst werden. Insgesamt konnte die Transparenz der innerbetrieblichen Auftragsabwicklung sowie der gesamte Informationsfluss mit P2 deutlich verbes-sert werden. Auch Nicole Gottschalk vom Vertrieb ist äußerst zufrieden: "Heute können wir praktisch an jedem PC sofort ermitteln, in welchem Status sich ein bestimmter Auftrag befindet. Betriebswirt-schaftlich betrachtet können wir mit der vervollständigten Datenerfassung genauer kalkulieren und Kosten sparen."

Letzte Änderung: 10.10.2001 © Copyright by AP Automation + Productivity AG