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Mittelständischer Hersteller von Automatisierungsanlagen profitiert von zukunftsorientiertem ERP-System

Die Baumann GmbH in Amberg (Bayern) ist einer der führenden Systemintegratoren von Bosch-, Kuka-, und Stäubli-Robotern. Das 1984 gegründete Unternehmen verkauft und integriert mittlerweile etwa 100 Robotersysteme pro Jahr an Kunden in aller Welt. Hauptauftraggeber sind Automobilzulieferer und die Elektroindustrie. Baumann beschäftigt international 155 Mitarbeiter. Über vier Vertriebsbüros in Singapur und Paris sowie Berghaupten und Mailand - an den letzten beiden Standorten wird auch produziert - betreut Baumann seine Kunden. Um die Geschäftsprozesse in allen Unternehmensstandorten tagaktuell im Überblick zu haben und zu optimieren, hat sich Baumann für das ERP-Systems P2/P2plus von der Karlsruher AP Automation + Productivity AG (AP) entschieden. P2/P2plus realisiert bei Baumann alle ERP-Funktionen von der Warenwirtschaft über die Produktionsplanung und -steuerung bis zur Betriebsdatenerfassung. Das Finanz- und Rechnungswesen wurde über eine Schnittstelle eingebunden. Implementiert und angepasst wurde das System P2/P2plus von der Neumann + Partner Informationssysteme GmbH Meerane (N+P), die zusätzlich das intranet- und internetbasierte Zeiterfassungssystem WEBTERM nach den Wünschen von Baumann entwickelte. Durch die integrierten Lösungen wird eine aktuelle Transparenz der Geschäftsprozesse erreicht, die über das Managementinformationssystem OLAP ausgewertet werden. Insbesondere der Einkauf und das Controlling profitieren vom neuen ERP-System.

Neues ERP-System soll maßgeschneiderte Lösungen bieten
Während jedoch die integrierten Robotersysteme von Baumann rund um den Globus Maßstäbe setzen, erwies sich das frühere ERP-System als nicht mehr tragfähig und musste im Jahr 2000 vollständig im Unternehmen ersetzt werden. Grund: Das Vorgängersystem stieß an die Grenzen des Machbaren, der Support wurde immer aufwändiger, eine Weiterentwicklung war nicht möglich. Die anstehende Euro-Umstellung bereitete zusätzliche Sorgen. Hinzu kam ein noch viel größeres Problem: Jedes der vier Vertriebsbüros von Baumann hatte zwar eine systemgleiche, jedoch völlig eigenständige ERP-Lösung. Der Abgleich der Daten mit dem Stammsitz in Amberg erfolgte lediglich einmal im Monat per Excel-Tabellen. Alle Auswertungen, die als Grundlage für Entscheidungen der Geschäftsführung dienten, konnten so nie aktuell sein. Auch die in allen Baumann-Projekten angefallenen Projekt- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter wurden per Hand aufgeschrieben, in Amberg zentral erfasst und konnten deshalb nicht tagaktuell analysiert werden.

"Auf Grund dieser Erfahrungen war die Anforderungsliste an ein neues ERP-System entsprechend lang", erinnert sich ERP-Projektleiterin Lisa Schneider. "Die durchgängige Nachfolgelösung sollte deshalb alle Geschäftsprozesse vom Vertrieb, dem Einkauf, der Materialwirtschaft und Arbeitsorganisation sowie Projekt- und Personalzeiterfassung bis hin zu einem intelligenten Managementsystem abdecken."

Der internetbasierte Daten- und Informationsaustausch mit den weiteren Produktionsstätten und Vertriebsbüros war dabei oberstes Ziel, daraus resultierte zugleich die Forderung nach einer englischen Benutzeroberfläche. Außerdem waren die Verbindung zu den Microsoft-Office-Produkten "Excel" (etwa für den Stücklisten-Import) und "Word" (für das Drucken externer Belege u. a. der Rechnungen) weitere wichtige Kriterien.

"Windows kennt jedes Kind."
Durch den Besuch mehrerer Fachmessen und umfangreiche Markt-Recherchen sowie persönliche Kontakte verschafften sich die Mitarbeiter der Baumann GmbH einen Überblick über mehrere ERP-Systeme und deren Anbieter. Nach zwei Präsentationsrunden von System-Anbietern fiel die Wahl auf die Neumann + Partner Informationssysteme GmbH Meerane und somit auch auf das ERP-System P2/P2plus von der Karlsruher AP Automation + Productivity AG. Dafür sprach nicht nur ein günstiges Preis-/Leistungsverhältnis. Die konsequente Orientierung von P2/P2plus an der Windows-Systemwelt versprach eine hohe Anwenderakzeptanz und zudem Investitionssicherheit. "Windows kennt schließlich jedes Kind", so Gerhard Kredler. Hinzu kam das Datenbank-Konzept des Systems auf Basis von Microsoft SQL Server.

"Und bei dem ebenfalls sehr jungen Team von N+P hatten wir schnell den Eindruck gewonnen, dass die Anforderungen von Baumann optimal in P2/P2plus realisiert werden", erinnert sich Gerhard Kredler. Außerdem hatten die Mitarbeiter von N+P im Gegensatz zu allen anderen Mitbewerbern auf die speziellen Fragen zur Applikation für einen Sondermaschinenbauer plausible Antworten. So galt es beispielsweise die Auftragsbeschreibung flexibel zu gestalten, im Einkauf Bestellungen auch manuell zu realisieren oder die Stücklisten aus dem bei Baumann eingesetzten Konstruktionssystem AutoCAD mit Hilfe einer Excel-Übergabedatei in das ERP-System P2/P2plus zu importieren. Neben der Implementierung von P2/P2plus entwickelte N+P für die Lösung dieser Anforderungen eine Reihe von zusätzlichen Programmbausteinen, um die gewohnten Abläufe bei Baumann optimal zu unterstützen.

Arbeitszeiterfassung mit WEBTERM
Eine weitere "Spezialaufgabe" von N+P war die Entwicklung einer Softwarelösung zur flächendeckenden Erfassung der angefallenen Projekt- und Arbeitszeiten durch alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter unabhängig von deren struktureller Zugehörigkeit.

Dies war eine besondere Herausforderung für den Bereich Softwareentwicklung von N+P. Das Erfassungswerkzeug sollte dabei nach Möglichkeit an allen Arbeitsplätzen online zur Verfügung stehen.

Auch diesen Part hat N+P erfüllt: Von nahezu jedem PC der Firma Baumann aus lassen sich heute über Browser sowohl im Intranet als auch im Internet projektbezogene Personalzeiten erfassen, die mit dem P2/P2plus-Modul BDE bearbeitbar und auswertbar sind. Dazu wurden neben der Datenbank von P2/P2plus auch die Funktionen im BDE-Programm erweitert. Die Dateneingabe ist für die Mitarbeiter schnell und denkbar einfach, was Fehler ausschließt.

Dadurch ist ein tagaktueller mitarbeiter- und projektbezogener Überblick möglich. "Lediglich die Monteure, die bei Kunden Anlagen aufbauen und in Betrieb nehmen, füllen heute ihren Zeiterfassungsbogen noch per Hand aus und senden ihn zur Datenerfassung zum Stammsitz nach Amberg", berichtet Lisa Schneider.

Anbindung aller Produktionsstätten und Vertriebsbüros
Heute sind auch alle Vertriebsbüros über das Internet mit der Administration am Hauptstandort in Amberg verbunden, alle Mitarbeiter greifen auf die gleichen Stammdaten zu. Gearbeitet wird bei Baumann mit 20 Lizenzen P2/P2plus. WEBTERM ist an jedem x-beliebigen Arbeitsplatz im Einsatz, wo die Personalzeit erfasst wird. Zurzeit erfolgt dies an ca. 50 Arbeitsplätzen auch in den Niederlassungen in Berghaupten, Mailand, Paris und Singapur. Die Standorte sind über einen Terminalserver mit Amberg verbunden.

Die durchgängige Internetbasiertheit schafft Optimierungspotenzial: Beispielsweise stehen im Einkauf die von einem der vier Vertriebsbüros mit einem Lieferanten vereinbarten Preise und Rabatte sofort allen anderen zur Verfügung. "Früher kam es schon einmal vor, dass in unseren drei Produktionsstätten für ein und dasselbe Teil von ein und demselben Lieferanten drei verschiedene Preise gezahlt wurden", erinnert sich der Geschäftsführer von Baumann. Die Liefertreue und die Umsätze der Lieferanten lassen sich heute mit P2/P2plus viel besser anzeigen und bewerten. Steigen die Umsätze auf eine entsprechende Höhe, lassen sich günstigere Rabatte aushandeln. Auch Baumanns "Einkaufspool" mit anderen Firmen lässt sich nun transparenter und gewinnbringender einsetzen. "Endlich verfügen wir über eine transparente Projektabwicklung über alle Standorte hinweg, darüber hinaus sind jederzeit detaillierte Abfragen möglich, Geschäftprozesse lassen sich besser analysieren und Kundenanfragen erheblich schneller beantworten."

Alles im Blick
Seit der Inbetriebnahme im Juli 2001 profitiert Baumann von weiteren Vorteilen der neuen ERP-Lösung: Mit speziellen Projekt-Reports lässt sich nun schnell lokalisieren, wo etwas schief läuft oder wo gefährdeten Terminen sofort entgegengewirkt werden muss. Der automatisierte Datentransfer von Ausgangs- und Eingangsrechnungen über die DATEV-Schnittstelle zum Rechnungswesen spart Zeit und schließt Fehleingaben durch manuelles Nacherfassen (Buchen) aus. Projekte mit allen Belegen aus Vertrieb und Einkauf können schnell und detailliert aufgelistet werden.

Dank der intuitiven Windows-basierten Benutzerführung wurde das neue ERP-System schnell von den Mitarbeitern akzeptiert. Hinzu kommt die Transparenz in der Projektabwicklung über verteilte Produktionsstätten hinweg. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann mit der vollständigen Datenerfassung viel genauer kalkuliert und Kosten gespart werden. "Die Such- und Abfragemöglichkeiten kommen unseren Bedürfnissen sehr entgegen", schätzt Gerhard Kredler ein. So lassen sich beispielsweise ähnliche Projekte schnell wieder finden, was die Vorkalkulation sehr erleichtert. Außerdem kann in P2/P2plus jedes Feld auch als Suchfeld genutzt werden. Reports können in Excel exportiert und anschließend weiterverarbeitet werden.

Management-Informationssystem zur unternehmerischen Erfolgskontrolle auf Basis der OLAP-Technologie
Die ERP-Daten werden darüber hinaus für ein DataWarehouse in vorgegebenen Intervallen aufbereitet und stehen für umfangreiche Analysen im Sinne einer unternehmerischen Erfolgskontrolle zur Verfügung. Diese so genannten OLAP-Analysen (OLAP = Online Analytical Processing), sind vorkonfiguriert, aber auch durch Baumann frei definierbar. Mehrdimensionale grafische Auswertungen von Kunden- und Vertriebsinformationen können als Grundlage zur schnellen Entscheidungsfindung herangezogen werden. Genutzt werden die Auswertungen bei Baumann beispielsweise in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Personaleinsatz und Projektkalkulation. Jedoch stieß Baumann in den letzten Monaten auch an Grenzen des Management-Informationssystems: "Hier besteht sicherlich noch weiterer Entwicklungsbedarf in P2/P2plus", schätzt Gerhard Kredler ein.

Insgesamt zieht er jedoch eine sehr positive Bilanz: "Wir können jetzt quasi mit einem Knopfdruck die gesamte Firma abbilden." Und diese Transparenz bringt Baumann Nutzenspotenziale über die gesamte Kette der Geschäftsprozesse.

Letzte Änderung: 14.05.2003 © Copyright by AP Automation + Productivity AG