Echtzeit-Geschäftsprozesse via Internet

Mittelständischer Anbieter von Corporate Design-Produkten und -Dienstleistungen realisiert mit .NET-basierter eERP-Lösung ein unternehmensübergreifendes Prozessmanagementsystem

Von "A" wie Allianz bis "V" wie VW setzen Konzerne bei Innenräumen, Schaufenstern und Außenwerbung auf das kreative und umfassende Dienstleistungsangebot der isaria Corporate Design AG. Die Umsetzung eines einheitlichen Corporate Design-Konzeptes an teilweise über 8000 Points-of-Sale erfordert die Steuerung und Dokumentation komplexer Prozessketten mit diversen Ansprechpartnern. Das Prozessmanagementsystem isaria.pms sorgt hier durch papierlose Geschäftsabläufe und Echtzeit-Informationen via Internet für unternehmensübergreifende Transparenz. Sämtliche Prozessinformationen sind dabei in einem Extranet abrufbar. Ermöglicht wurde die Realisierung über das bei isaria eingesetzte .NET-basierende eERP-System P2plus der AP AG.

Automobilhersteller, Banken und Versicherungen legen großen Wert darauf, dass Kunden in jeder ihrer Niederlassungen, Filialen oder Agenturen auf das gleiche einheitliche Corporate Design treffen. Außen- und Schaufensterwerbung sowie die Innenausstattung sollen überall übereinstimmen. Dieses zu gewährleisten und dabei den Überblick zu behalten entspricht für Konzerne mit ihren teilweise europaweit mehreren tausend Filialen einer absoluten Mammutaufgabe. Die damit verbundene Vielzahl von Angeboten, Aufträgen, Montageprotokollen, Bauanträgen, Genehmigungen und Rechnungen sowie der Kontakt zu vielen unterschiedlichen Ansprechpartnern und externen Subunternehmern sorgen für eine Flut an Informationen und Dokumenten. Die Herausforderung besteht darin, diese vollständig zu erfassen und strukturiert abzulegen; inklusive Fotos der einzelnen Standorte von innen und außen vor und nach der Implementierung.

In dieses Dickicht bringt die isaria Corporate Design AG mit Sitz in Oberpframmern bei München mit ihrem Prozessmanagementsystem isaria.pms Transparenz. Die Vision einer entsprechenden Lösung hatte das kreative Dienstleistungsunternehmen bereits vor drei Jahren. Auf Basis einer neu einzuführenden ERP-Lösung sollte mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) und Workflow die komplette Prozesskette vom Entwurf bis zur Implementierung vor Ort transparent in einem Extranet abgebildet werden. Involvierte Personen - vom Betreiber des Point-of-Sale, Monteuren, den Ansprechpartnern bei isaria bis hin zum Verantwortlichen in den Konzernen - sollten per Internet Echtzeit-Informationen über den Ausstattungsprozess erhalten sowie diese via Workflow untereinander austauschen. Letztere bilden die Voraussetzung dafür, dass die Prozesse wie geplant umgesetzt werden. Die Workflows steuern die kompletten Abläufe und helfen beim Aufspüren von Unterbrechungen und Störungen in der Prozesskette.

Der Zeit voraus
"Die einzige Chance, isaria.pms zu realisieren, hat sich uns mit der extended ERP-Lösung P2plus der Karlsruher AP Automation + Productivity AG geboten", erklärt Peter Küssner, Prokurist und Projektverantwortlicher bei isaria. "Für die meisten anderen Anbieter waren unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse via standardisierter Internet-Technologien noch gar kein Thema." P2plus basiert auf der Microsoft .NET-Plattform und integriert erweiterte Funktionen wie Dokumentenmanagement, Workflow und Extranet in einer durchgängigen internetbasierenden Systemstruktur und Benutzeroberfläche.

Wichtig war für isaria zudem die starke Microsoft-Orientierung und die Nutzung von Internet-Standardtechnologien. Speziell die Kunden im Konzernbereich erwarten in puncto Investitionssicherheit den Einsatz dieser Standards. Als entscheidenden Vorteil sieht der Corporate Design-Dienstleister zudem das Browser-Frontend der eERP-Lösung: Alle Zugriffe auf die P2plus-Funktionen und das darauf basierende isaria.pms (isaria-Dot-Prozess-Management-System) finden ausschließlich über Browser statt. Auf den Client-Rechnern muss darüber hinaus nichts installiert und administriert werden. "Diese Systemarchitektur bietet insbesondere unseren Kunden mit ihren verteilten Standorten enorme Vorteile", verdeutlicht Peter Küssner. "Während die P2plus-Server an einem zentralen Standort stehen, können Niederlassungen, Außendienstmitarbeiter oder Home Offices einfach über eine sichere Internetverbindung die eERP-Lösung nutzen."

Potenzial auf den Punkt gebracht
Die Einführung des Komplettpakets P2plus, inklusive der Übernahme der 20.000 den jeweiligen Kunden zugeordneten Artikelstammdaten sowie der 30.000 Adressen, davon 5.000 Lieferanten, verlief reibungslos. Der Zeitplan bei der Inbetriebnahme der einzelnen P2plus-Module wie Auftragsabwicklung, Produktionsplanung, Beschaffungswesen, CRM oder Managementinformationssystem wurde eingehalten. Einige Male schlug auch der Fehlerteufel zu, aber das hatten die Projektverantwortlichen der isaria und der AP AG speziell bei der Realisierung des Prozessmanagementsystems durchaus einkalkuliert. "Wir haben in der ein oder anderen Situation gemeinsam Neuland betreten", resümiert Bernd Klein, Projektleiter der AP AG. "Dass P2plus auf Basis der .NET-Technologie das Potenzial hat, wussten wir. Aber die Abbildung der komplexen Prozesskette im Extranet über das Dokumentenmanagement inklusive Workflow hat uns gefordert." Die komplette Prozesslogik wurde dabei über die bereits in P2plus integrierten sowie neu entwickelten XML Web Services abgebildet und abgewickelt.

Auf Basis der .NET-Technologie und der Workflow Engine des Exchange Servers lassen sich kundenspezifische Prozessketten mit wenigen Mausklicks flexibel modellieren. Von der individuellen Anpassung der Browseroberfläche bis zur Ergänzung von Buttons für beispielsweise zusätzliche Genehmigungsverfahren per E-Mail-Workflow.

isaria.pms in der Praxis
Das Prozessmanagementsystem nimmt seine Arbeit auf, sobald die Erstausstattung, Erweiterung oder Erneuerung mit Corporate Design-Elementen einer Agentur oder Filiale durch den zuständigen Bereich im Konzern beschlossen ist. Zunächst erfasst ein Mitarbeiter der isaria Corporate Design AG oder ein zusätzlicher Vermittler in einem Beratungsgespräch vor Ort adressspezifische Daten. Zugleich wird der in dem Beratungsgespräch definierte Ausstattungsbedarf festgehalten und die Innen- und Außenansichten der Räumlichkeiten fotografiert und vermessen. Bei der Erfassung der Bilder und Dokumente erfolgt eine automatische Indizierung für die strukturierte Ablage im Dokumentenmanagementsystem (DMS, Exchange Web Store) von P2plus. Aufgenommene Daten werden direkt im eERP-System abgelegt und parallel im Extranet abgebildet, ohne dass dabei eine redundante Datenhaltung entsteht. Im Extranet werden auch diese ersten Schritte der Prozesskette fertig gemeldet.

"Der hinterlegte Workflow löst jetzt, wie bei allen Prozessübergängen eine E-Mail an die nächste Prozessinstanz aus", erklärt Peter Küssner. "Entscheidend sind hier der erreichte Grad der Automatisierung und die Echtzeit-Prozessinformationen für alle Beteiligten im Extranet." Die nächste Instanz ist die isaria-interne Implementierung, die anhand der erfassten Informationen und Dokumente die Ausstattung definiert, CAD-Pläne und -Ansichten generiert und diese im Extranet einzelnen Vorgängen zuordnet.

Prozesse im Workflow
Nachfolgend genehmigen und ergänzen die beteiligten Instanzen, beispielsweise mit erforderlichen Vollmachten oder Hinweisblättern, in einer flexiblen Reihenfolge isaria/Vermittler, Agenturinhaber, Konzernzentrale und falls notwendig die Bauämter die Ausstattung. Für den Fall, dass einer der Beteiligten zu einem beliebigen Zeitpunkt dieses Genehmigungsprozesses Einwände hat, ist im Extranet per Workflow die relevante Instanz zur Klärung hinterlegt. Jedem Teilschritt kann eine Solldauer zugeordnet werden. Bei Überschreitung erhält die betroffene Instanz sowie eine zu definierende Kontrollinstanz automatisch per E-Mail eine Mahnung. Die benötigten Abläufe lassen sich in kurzer Zeit mit dem Exchange Workflow Designer definieren.

Änderungen im Bereich der Außenwerbung erfordern oftmals Genehmigungen des örtlichen Bauamts. Das damit verbundene Verfahren ist aufgrund der mangelnden Anbindung der Bauämter nicht im Extranet integriert. Die Vielzahl der unterschiedlichen regionalen Anforderungen der Bauämter sind statisch für alle Beteiligten als Vorlagen im Extranet integriert. Die mit dem Bauamt kommunizierende Instanz dokumentiert alle wesentlichen Kontakte mit dem Bauamt und hinterlegt Kopien aller erforderlichen Dokumente im Extranet. Anschließend löst P2plus den entsprechenden Kundenauftrag aus, dessen Abwicklung im Extranet visualisiert und dokumentiert wird.

Montage per Web Services
Sobald das Team und der Termin für die Montage vor Ort feststehen, generiert isaria.pms mittels eines Web Services aus P2plus einen Montageauftrag mit allen relevanten Informationen als HTML-Mail und übermittelt diese an die Monteure. Zu jeder Auftragsposition sind dabei editierbare Felder zur Erfassung von Verbrauchs- und Rückmeldeinformationen angelegt. Bei der Beschreibung eines Feldes durch das Montageteam findet sogleich eine Überprüfung des Inhalts auf Plausibilität statt.

Vor, während und nach der Montage werden die einzelnen Arbeitsschritte der Monteure vor Ort in dem Montageprotokoll offline über ein Notebook erfasst und die mittels Digitalkamera erzeugten Bilder einzelnen Platzhaltern zugeordnet. Die Rücksendung des ausgefüllten Montageprotokolls erfolgt über eine in der HTML-Mail integrierte Schaltfläche. Durch Betätigen dieser Schaltfläche wird eine XML-Datei mit den erforderlichen strukturierten Daten erzeugt und die dem Montageprotokoll zugeordneten Bilder indiziert. Anschließend gehen diese Dokumente per E-Mail an isaria. Die Bilder sowie das XML-Dokument werden hier im P2plus-Dokumentenmanagement-Modul hinterlegt und per Workflow überprüft und ausgewertet. Nach bestandener Plausibilitätsprüfung übernimmt P2plus die XML-Daten und stellt diese im Extranet bereit. Nach Abschluss des Ausstattungsprozesses erfolgt die Rechnungsstellung über das ERP-System.

Schneller, sicherer, transparenter
"Die Investitionen haben sich mehr als gelohnt", freut sich Peter Küssner. "Wir konnten die Abwicklung der gesamten Prozesskette enorm beschleunigen und erhöhen damit die Produktivität unserer Kunden bei gleichzeitig erheblich reduzierten Kosten." Nicht nur die prozessbeteiligten Mitarbeiter der Kunden, sondern auch die für die Umsetzung des Corporate Design-Konzeptes Verantwortlichen partizipieren. Sämtliche Prozessinformationen lassen sich mit isaria.pms individuell auswerten.

P2plus und isaria.pms verhindern auf Basis der Microsoft .NET-Technologie und XML Web Services die vorher üblichen Medienbrüche sowie eine redundante Datenhaltung. Statt der unübersichtlichen und jedes Ablagesystem überfordernden Masse an Telefonnotizen, Faxen, E-Mails oder Briefen sind jetzt alle Prozessschritte über Workflow via E-Mail automatisiert und transparent über eine einheitliche Datenbank im Extranet abgebildet. "Durch die Verknüpfung der Daten aus dem Exchange Web Storage und dem SQL Server können unsere Kunden auch unstrukturierte Daten wie beispielsweise digitalisierte Briefe und Faxe strukturiert aufspüren", betont der Prokurist der isaria Corporate Design AG. "Auch hier spielen die einheitlichen Standards auf Basis der Microsoft .NET-Technologie eine entscheidende Rolle." Ergebnis: Die Sicherheit und Effizienz der gesamten Prozessabwicklung wurden deutlich verbessert.

Der Browserzugriff ermöglicht parallel die flexible Skalierung des Benutzerkreises. Ansprechpartner in den Filialen, Konzernen und die Mitarbeiter von isaria erhalten über einen sicheren Zugang immer die für sie freigegebene Übersicht über den aktuellen Status einzelner Prozessschritte sowie einen Gesamtüberblick. Das isaria.pms ist damit zugleich Analyse- und Informationsmedium für das Management und dient mit Hilfe von Terminkontrollen inklusive detaillierter Informationen über eventuelle Verzögerungen zugleich als Frühwarnsystem.

"Wir haben hier eine komplexe, papierlose Prozesskette via Internet realisiert, wenn wir einmal von dem Kontakt zu den Bauämtern absehen", unterstreicht Bernd Klein, Projektleiter der AP AG. "Die komplette Prozesskette ist über die Extranethistorie jederzeit transparent nachverfolgbar und relevante Belege lassen sich direkt mit der eERP-Lösung P2plus verzweigen."

Letzte Änderung: 03.05.2004 © Copyright by AP Automation + Productivity AG